Datenschutzhinweise

Datenschutzhinweise der Debeka BKK für die elektronische Patientenakte (ePA) sowie Pflichtinformationen gemäß § 343 Absatz 1 SGB V.

A. Allgemeines

1 Name und Anschrift des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne von §§ 341 Abs. 4 Satz 1, 307 Abs. 4 SGB V in Verbindung mit Art. 4 Ziffer 7 der Datenschutz-Grundverordnung ist die:

Debeka BKK
Im Metternicher Feld 40
56072 Koblenz

Telefon: 0261 94143 - 0
Telefax: 0261 94143 - 930
info@debeka-bkk.de

2 Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Datenschutzbeauftragte der Debeka BKK

Im Metternicher Feld 40
56072 Koblenz
datenschutz@debeka-bkk.de

3 Zuständige Aufsichtsbehörde des Datenschutzes

Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit

Graurheindorfer Str. 153
53117 Bonn
poststelle@bfdi.bund.de

4 Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Versicherten, soweit dies zur Bereitstellung bzw. Nutzung einer funktionsfähigen ePA erforderlich ist. Sofern die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Versicherten auf der Grundlage einer Einwilligung geschieht, erfolgt dies aufgrund einer dahingehenden gesetzlichen Verpflichtung aus dem SGB V. Eine Bereitstellung der ePA ist für unsere Versicherten ohne deren Einwilligung gesetzlich nicht zugelassen.

Die Nutzung der ePA ist für unsere Versicherten gleichwohl freiwillig. Unseren Versicherten entsteht kein Nachteil, sofern sie sich gegen die Nutzung der ePA entscheiden.

 

5 Einbindung von Dritten

Wir geben Daten unserer Versicherten grundsätzlich nicht an Dritte weiter. Wir setzen gleichwohl verschiedene technische Dienstleister ein, um unseren Versicherten die ePA bereitstellen zu können. Hierbei handelt es sich ausschließlich um Unternehmen der BITMARCK Unternehmensgruppe. In diesem Zusammenhang kann es vorkommen, dass ein solcher technischer Dienstleister Kenntnis von personenbezogenen Daten erhält. Wir wählen diese Dienstleister sorgfältig aus und treffen alle datenschutzrechtlich erforderlichen Maßnahmen für eine zulässige Datenverarbeitung.

6 Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Eine Verarbeitung der Daten unserer Versicherten außerhalb der europäischen Union durch uns findet nicht statt.

7 Betroffenenrechte

Unsere Versicherten haben das Recht auf Auskunft über die sie betreffenden personenbezogenen Daten. Diesbezüglich können sich unsere Versicherten jederzeit an uns wenden.

Unsere Versicherten haben das Recht auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung, soweit ihnen dieses Recht gesetzlich zusteht.

Unsere Versicherten haben ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

Unsere Versicherten haben ein Recht auf Datenübertragbarkeit im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben.

8 Löschung von Daten

Wir löschen personenbezogene Daten unserer Versicherten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um die ePA für unseren Versicherten weiterhin bereitstellen zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht. Details hierzu ergeben sich aus den untenstehenden Angaben.

9 Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir setzen keine Verarbeitungsvorgänge ein, die auf einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gem. Art. 22 DSGVO beruhen.

10 Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Unsere Versicherten haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns bei der in Ziff. 3 benannten Aufsichtsbehörden zu beschweren.

11 Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung

Unseren Versicherten steht das Recht zu, ihre datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärungen jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf kann gegenüber der Debeka BKK, Im Metternicher Feld 40, 56072 Koblenz erklärt werden.

Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

B. Bereitstellung der ePA

1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Nach Erteilung der ausdrücklichen Einwilligung unseres Versicherten legen wir eine individuelle und ausschließlich von unserem Versicherten verwendete, elektronische Patientenakte (ePA) an, welche unser Versicherter eigenständig souverän und autonom verwalten und verwenden kann.

Bei der Bereitstellung der ePA werden folgende personenbezogene Daten unseres Versicherten verarbeitet:

  1. Geburtsdatum des Nutzers
  2. IdentDataTime: Zeitstempel für die vollzogene Identifizierung des Nutzers
  3. Schutzklasse für die Identifikation
  4. Identifizierungsverfahren
  5. Zusatz Meldeadresse: Anschrift
  6. Meldeadresse: Länderkennzeichen
  7. Meldeadresse: PLZ
  8. Meldeadresse: Straße
  9. Ende der Registration / Ja, oder Nein
  10. Zeitpunkt Registrationsbeginn

Diese Daten benötigen wir für die Einrichtung der persönlichen ePA Akte des berechtigten Nutzers.

2 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Erstellung der ePA ist die Einwilligung unseres Versicherten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. §§ 342 Abs. 1, 344 Abs. 1 Satz 1 SGB V.

3 Zweck der Datenverarbeitung

Zweck der Datenverarbeitung ist die Bereitstellung der ePA gem. dem gesetzlichen Leitbild. In diesem Zusammenhang bedarf es die Zuordnung einer konkreten ePA zu unserem Versicherten.

4 Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten mehr bestehen.

5 Widerrufsmöglichkeit

Die unter diesem Abschnitt beschriebenen Datenverarbeitungen sind zur Bereitstellung der ePA zwingend erforderlich. Unser Versicherter kann seine Einwilligung zur Bereitstellung der ePA gleichwohl jederzeit widerrufen und gegenüber der Debeka BKK die Löschung der ePA verlangen. Der Widerruf kann gegenüber der Debeka BKK, Im Metternicher Feld 40, 56072 Koblenz erklärt werden.

6 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

Zur rechtssicheren Nutzung und Errichtung eines ePA-Kontos unseres Versicherten ist es erforderlich, ein Verifikations-Verfahren durchzuführen, um zu überprüfen, ob die Person, die sich für eine ePA registriert auch tatsächlich ein Versicherter der Debeka BKK ist. Das Registrierungsverfahren wird wie folgt durchgeführt:

1. Schritt: Der Versicherte installiert die ePA App und startet diese.

2. Schritt: Der Versicherte klickt den Funktionsbutton „IAM registrieren aus“.

3. Schritt: Der Versicherte gibt die folgenden Daten, gemäß der vorgegebenen Felder ein:

  • E-Mail Adresse
  • Krankenversicherungskarten Nummer
  • PLZ
  • Auswahl eines individuellen Passwortes
  • Passwort Wiederholung
  • ICCSN = letzten 6 Ziffer der Gesundheitskartennummer

4. Schritt: Der Versicherte klickt die Checkbox an, zum Akzeptieren der Nutzungsbedingungen der ePA sowie zur Kenntnisnahme dieser Datenschutzerklärung.

Beim Registrierungsverfahren werden vorstehende Daten in einem technischem Container temporär gespeichert.

Nach Verifikation der eingegebenen Daten durch die Debeka BKK wird der Versicherte als Nutzer des ePA Aktensystems angelegt und zur Nutzung der ePA freigeschaltet. Der Versicherte erhält hierzu eine Bestätigung seiner Debeka BKK.

7 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Erstellung der ePA ist die Einwilligung unseres Versicherten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. §§ 342 Abs. 1, 344 Abs. 1 Satz 1 SGB V.

8 Zweck der Datenverarbeitung

Zweck der Datenverarbeitung ist die rechtssichere Identifikation des Versicherten sowie die Verhinderung von Daten- und Identitätsmissbrauch.

9 Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten mehr bestehen.

10 Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die unter diesem Abschnitt beschriebenen Datenverarbeitungen sind zur Registrierung der ePA zwingend erforderlich. Unser Versicherter kann seine Einwilligung zur Registrierung der ePA gleichwohl jederzeit widerrufen und gegenüber der Debeka BKK die Löschung der ePA verlangen.

C. Nutzung der elektronischen Patientenakte / Datenspeicher

1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

a. Start mit Login Maske

Der Anwender startet die App, nach erfolgter Registrierung und Identifizierung.

Zuerst erscheint die Login Maske, in die der Anwender seine Zugangsdaten (Benutzername und Passwort) eingibt.


b. Nutzung der ePA

Nach Start der Anwendung werden drei Ansichten zu Auswahl angezeigt:

  • Dokumente
  • Berechtigungen
  • Mein Profil

Der Anwender hat in jedem Reiter die Möglichkeiten Aktionen durchzuführen.


c. Reiter 1: Ansicht Dokumente

Hier sieht der Nutzer eine Ansicht aller von ihm, oder von Dritten hochgeladene Dokumente. Es stehen die folgenden Aktionen zur Verfügung:

  • Filtern
  • Dokumente hochladen und hinzufügen
  • Import von Dokumenten aus dritter Quelle

Es erfolgt immer eine Bestätigung für erfolgreiche Aktion, bzw. eine Fehlermeldung bei Nicht Erfolg.
Dem Anwender steht in der ePA-App eine Vorschau zur Betrachtung der Dokumente zur Verfügung, oder diese lassen sich mit einer anderen App optional, nach vorheriger Speicherung in seinem Mobiltelefon öffnen.

Der Anwender kann die eingestellten Filter zurücksetzen, kann die Dokumente löschen, herunterladen und anschließend ausdrucken.


d. Reiter 2: Berechtigungen

In dieser Ansicht sind die Funktionen enthalten, welche Berechtigungen wurden durch den Benutzer schon vergeben, es können neue Berechtigungen eingerichtet und Berechtigungen können wieder gelöscht werden.


e. Reiter 3: Mein Profil

In dieser Ansicht kann der Anwender seine Einstellungen verwalten. Zum Beispiel seine Zugangsdaten ändern.

Subreiter Protokoll:
Der Anwender hat Zugriff auf eine Liste aller Zugriffe: Wer hat wann was gemacht in seinem ePA-Aktenschrank gemachtEr kann die Benachrichtigungsoptionen

  1. verwalten, diese ein- und ausschalten, die Berechtigungsanzeige aus-, einschalten
  2. Nach dem Login erscheint als erste Info, ob es ungelesene Protokolleinträge gibt.

Die von ihm für die Benutzung der ePA verwendeten Endgeräte verwalten


f. Reiter Informationen

In diesem Reiter stehen dem Anwender zur Anwahl diese Themen bereit:

  • Über die ePA
  • Hilfe
  • Rechtliche Hinweise
    • Angabe zu Lizenzen Dritter
    • Das Impressum
    • Die Datenschutzerklärung
  • Sicherheitshinweise
  • App-Berichte senden

Zusätzlich stehen weitere Subreiter bereit:

  • Die derzeit genutzte App Version
  • Herstellerhinweise zur App
  • Ein „debug Menue“

Es werden die Daten gespeichert, die der Nutzer individuell in seinen ePA Ordner einstellt, bzw., die von Dritten in seine Akten hochgeladen werden. Hierbei kann es sich auch um Gesundheitsdaten nach Artikel 9 der DSGVO handeln.

2 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Speicherung personenbezogener Daten in der ePA ist die Einwilligung unseres Versicherten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, 9 DSGVO i.V.m. §§ 342 Abs. 1, 344 Abs. 1 Satz 1 SGB V.

3 Zweck der Datenverarbeitung

Zweck der Datenverarbeitung ist die Nutzung des ePA Aktensystems durch den Versicherten zur Archivierung und Nutzung seiner individuellen Gesundheitsinformationen.

4 Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten mehr bestehen.

5 Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit

Die unter diesem Abschnitt beschriebenen Datenverarbeitungen sind zur Nutzung der ePA zwingend durch unseren Versicherten erforderlich. Unser Versicherter kann seine Einwilligung zur Nutzung der ePA gleichwohl jederzeit widerrufen und gegenüber der Debeka BKK die Löschung der ePA verlangen.

 

D. Kontaktvarianten

1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung

In der ePA sind diverse Kontaktkanäle enthalten, die von unserem Versicherten für die elektronische Kontaktaufnahme mit der Debeka BKK genutzt werden können.


a. Chatbot

Die Beantwortung von Fragen zur ePA kann über einen automatisierten Chatbot erfolgen. Über den Chatbot erhalten die Versicherten Zugang zu standardisierten Supportprozessen und Leistungsinhalten des Versichertenhelpdesks (VHD) im Rahmen der ePA. Die grundsätzliche Funktionalität umfasst dabei

  • Hinweisfunktion zur Abgrenzung Beratung Versichertenverhältnis,
  • Beantwortung von FAQ zur ePA,
  • Dialog zur Annahme von Störungen mit Hinweis auf bestehende Störungen und der Möglichkeit sich zu einer solchen über die Erstellung eines Tickets zu registrieren,
  • Möglichkeit zum Übergang in einen LiveChat-Dialog,
  • Möglichkeit zur Platzierung eines Rückrufwunsches für ein dediziertes Zeitfenster innerhalb der Kernzeit.

Verarbeitete Daten sind hierbei die bereits von Ihnen hinterlegten Verifikationsdaten, sowie die von Ihnen freiwillig, im Chatbot eingegebenen Daten. Anfragen werden im Chatbot geloggt. Eine Erfassung von Kontaktdaten, sowie eine Dokumentation als Ticket erfolgt nicht.

Kann eine Frage zur ePA nicht im Chat mit dem Chatbot beantwortet werden oder benötigt unser Versicherter anderweitige direkte Unterstützung– beispielsweise bei der Meldung einer Störung – besteht die Möglichkeit, diese ad hoc über einen Live-Chat anzufordern oder einen Rückrufwunsch für eine dedizierte Uhrzeit mit einem Mindestzeitfenster von 15 Minuten anzufordern.


b. Vorgangsbearbeitungssystem (ITSM)

Alle Anfragen, welche der Chatbot nicht autark lösen kann, werden zur weiteren Bearbeitung in einem Ticketbearbeitungssystem erfasst und dokumentiert. Diese Anfragen werden persönlich von unseren Supportmitarbeitern bearbeitet.

Sollte unser Versicherter diesbezüglich einen Rückruf wünschen, muss noch optional eine Telefonnummer mit eingeben werden

Gegenfalls muss zusätzlich noch eine Supportnummer auf Nachfrage durch den Nutzer eingegeben werden, diese wird durch das Verfahren automatisch erzeugt und dem Nutzer gegenüber dargestellt.

Sollten die gemeldeten Themen nicht durch diese Variante beantwortet werden können, wird ebenfalls automatisiert ein anlassbezogenes internes Bearbeitungsticket erstellt. Je nach Bedarf wird diese Anfrage an einen verantwortlichen Mitarbeiter weitergeleitet und – insofern diese Option durch den Nutzer gewählt wurde – ein Rückruf initiiert.

Nimmt ein Nutzer die Möglichkeit des Rückrufs wahr, so werden die in der Eingabemaske eingegeben Daten an die Debeka BKK übermittelt und gespeichert.

Die folgenden Daten sind durch den Anwender einzugeben:

  • Name
  • Kassenzugehörigkeit
  • E-Mailadresse

2 Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die im Rahmen der Kontaktaufnahme durchgeführten Datenverarbeitungsvorgänge für die ordnungsgemäße Abwicklung des Nutzungsvertrags mit unserem Versicherten über die ePA erforderlich sind.

3 Zweck der Datenverarbeitung

Die in diesem Abschnitt beschriebene Verarbeitung personenbezogener Daten wird durchgeführt, um Kontaktaufnahmen unserer Versicherten bearbeiten zu können und infolgedessen den Nutzungsvertrag über die ePA mit unseren Versicherten durchführen zu können.

4 Dauer der Speicherung

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten mehr bestehen.

Kunden- center
Kundencenter
(0261) 94143 - 0
Mo. - Fr. 08.00 - 17.00 Uhr
Leistungs- und Versicherungsfragen
Gesundheits- beratung
Gesundheitsberatung
0800 3000 440 Mo. - Fr. 08.00 - 20.00 Uhr Medizinische Fragen