Grundsätzliches, dass es zu beachten gibt
Vom 01. Juli 2023 bis 30. Juni 2025 galt aufgrund der neuen Rechtsprechung ein vereinfachtes Nachweisverfahren. Ab dem 01. Juli 2025 wurde das vereinfachte Nachweisverfahren durch ein maschinelles Meldeverfahren (DaBPV-Verfahren) abgelöst.
Für die Berücksichtigung der Abschläge benötigen wir bei leiblichen Kindern, Adoptivkindern und Pflegekindern grundsätzlich keine Nachweise. Für den Wegfall des Beitragszuschlags für Kinderlose sind Besonderheiten zu beachten:
- Ihr Kind hat das 25. Lebensjahr noch nicht vollendet: Grundsätzliche Übermittlung über das maschinelle Meldeverfahren.
- Ihr Kind hat das 25. Lebensjahr vollendet: Keine Übermittlung über das maschinelle Meldeverfahren, wir benötigen entsprechende Nachweise.
Bei Stiefkindern sind immer Nachweise erforderlich, da uns keine Angaben durch das Bundeszentralamt für Steuern übermittelt werden.
Sollte uns durch das maschinelle Meldeverfahren eine geringere Anzahl Ihrer Kinder gemeldet werden, benötigen wir Nachweise, welche die Anzahl Ihrer Kinder bestätigen.
Folgende Nachweise werden benötigt
Als Nachweise bei leiblichen Eltern und Adoptiveltern (im ersten Grad mit dem Kind verwandt) kommen wahlweise in Betracht:
- Geburtsurkunde bzw. internationale Geburtsurkunde („Mehrsprachige Auszüge aus Personenstandsbüchern“)
- Abstammungsurkunde (wird für einen bestimmten Menschen an seinem Geburtsort geführt)
- Auszug aus dem Geburtenbuch des Standesamtes
- Auszug aus dem Familienbuch bzw. Familienstammbuch
- Steuerliche Lebensbescheinigung des Einwohnermeldeamts (Bescheinigung wird ausgestellt, wenn die steuerpflichtige Person für ein Kind, das nicht bei ihr oder ihm gemeldet ist, einen halben Kinderfreibetrag als Lohnsteuerabzugsmerkmal eintragen lassen möchte. Dafür muss nachgewiesen werden, dass das Kind im ersten Grad verwandt ist, z. B. durch Vorlage einer Geburtsurkunde)
- Vaterschaftsanerkennungs- und Vaterschaftsfeststellungsurkunde
- Adoptionsurkunde
- Kindergeldbescheid der Bundesagentur für Arbeit (Familienkasse).
Für Angehörige des öffentlichen Dienstes sowie Empfängerinnen und Empfänger von Versorgungsbezügen gilt stattdessen: Bitte reichen Sie die Bezüge- oder Gehaltsmitteilung des jeweiligen öffentlich-rechtlichen arbeitgebenden Unternehmens bzw. Dienstherrn ein. - Kontoauszug, aus dem sich die Auszahlung des Kindergeldes durch die BA – Familienkasse – ergibt (aus dem Auszug ist die Höhe des überwiesenen Betrages, die Kindergeldnummer sowie in der Regel der Zeitraum, für den der Betrag bestimmt ist, zu ersehen)
- Erziehungsgeld- oder Elterngeldbescheid
- Bescheinigung über Bezug von Mutterschaftsgeld
- Nachweis der Inanspruchnahme von Elternzeit nach dem Bundeserziehungsgeldgesetz (BErzGG) oder dem Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG)
- Einkommenssteuerbescheid (Berücksichtigung eines oder eines halben Kinderfreibetrages)
- Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale aus der ELStAM-Datenbank (Eintrag eines oder eines halben Kinderfreibetrages)
- Bescheinigung des Finanzamts für den Lohnsteuerabzug in Ausnahmefällen (Eintrag eines oder eines halben Kinderfreibetrages)
- Sterbeurkunde des Kindes
- Feststellungsbescheid des Rentenversicherungstragenden, in dem Kindererziehungs- und Kinderberücksichtigungszeiten ausgewiesen sind
- Meldung des Rentenversicherungstragenden im KVdR-Meldeverfahren, aus der Kindererziehungsleistungen hervorgehen
Sofern das Kind zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Adoption bereits das 18. Lebensjahr vollendet hat, ist ein weiterer Nachweis darüber zu verlangen, dass das Kind die Altersgrenzenvoraussetzungen, die in § 25 Absatz 2 SGB XI verlangt werden, erfüllt hat (z. B. durch eine Bescheinigung über die Schul- oder Berufsausbildung). Für Kinder, die zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Adoption das 23. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, genügt als Nachweis eine Erklärung des Kindes über die Nichtausübung einer Erwerbstätigkeit.
Nähere Informationen finden Sie unter Voraussetzungen der Altersgrenzen für die Familienversicherung.
Als Nachweise bei Stiefeltern (Eltern im Sinne des § 56 Absatz 3 Nummer 2 SGB I und § 55 Absatz 4 Nummer 2 SGB XI) kommen wahlweise in Betracht:
- Heiratsurkunde oder Nachweis über die Eintragung einer Lebenspartnerschaft und eine Meldebescheinigung des Einwohnermeldeamts oder einer anderen für Personenstandsangelegenheiten zuständigen Behörde oder Dienststelle, dass das Kind als wohnhaft im Haushalt des Stiefvaters oder der Stiefmutter gemeldet ist oder war (vgl. Haushaltsbescheinigung oder Familienstandsbescheinigung für die Gewährung von Kindergeld – Vordrucke der BA zur Erklärung über die Haushaltszugehörigkeit von Kindern und für Arbeitnehmende, deren Kinder im Inland wohnen)
- Feststellungsbescheid des Rentenversicherungstragenden, in dem Kindererziehungs- und Kinderberücksichtigungszeiten ausgewiesen sind
- Meldung des Rentenversicherungstragenden im KVdR-Meldeverfahren, aus der Kindererziehungsleistungen hervorgehen
- Einkommensteuerbescheid (Berücksichtigung eines oder eines halben Kinderfreibetrages)
- Abruf der elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale aus der ELStAM-Datenbank (Eintrag eines oder eines halben Kinderfreibetrages)
- Bescheinigung des Finanzamtes für den Lohnsteuerabzug in Ausnahmefällen (Eintrag eines oder eines halben Kinderfreibetrages)
Sofern das Kind zum Zeitpunkt der Eheschließung oder Begründung einer eingetragenen Lebenspartnerschaft mit dem Elternteil des Kindes bereits das 18. Lebensjahr vollendet hat, ist ein weiterer Nachweis darüber zu verlangen, dass das Kind die Voraussetzungen der Altersgrenzen, die in § 25 Absatz 2 SGB XI verlangt werden, erfüllt hat (z. B. durch eine Bescheinigung über die Schul- oder Berufsausbildung). Für Kinder, die zum Zeitpunkt der Eheschließung oder Begründung einer eingetragenen Lebenspartnerschaft das 23. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, genügt als Nachweis eine Erklärung des Kindes über die Nichtausübung einer Erwerbstätigkeit.
Nähere Informationen finden Sie unter Voraussetzungen der Altersgrenzen für die Familienversicherung.
Als Nachweise bei Pflegeeltern (Eltern im Sinne des § 56 Absatz 3 Nummer 3 SGB I) kommen wahlweise in Betracht:
- Meldebescheinigung des Einwohnermeldeamts oder einer anderen für Personenstandsangelegenheiten zuständigen Behörde oder Dienststelle und Nachweis des Jugendamtes über „Vollzeitpflege“ nach § 27 in Verbindung mit § 33 SGB VIII (z. B. Pflegevertrag zwischen Jugendamt und Pflegeeltern, Bescheid über Leistungsgewährung gegenüber den Personensorgeberechtigten oder Bescheinigung des Jugendamtes über Pflegeverhältnis)
- Feststellungsbescheid des Rentenversicherungsträgers, in dem Kindererziehungs- und Kinderberücksichtigungszeiten ausgewiesen sind
- Meldung des Rentenversicherungstragenden im KVdR-Meldeverfahren, aus der Kindererziehungsleistungen hervorgehen
- Einkommensteuerbescheid (Berücksichtigung eines oder eines halben Kinderfreibetrages)
Wenn die oben aufgeführten Unterlagen nicht vorhanden und auch nicht mehr zu beschaffen sind, können hilfsweise folgende Unterlagen als Beweismittel dienen:
- Taufbescheinigung
- Zeugenerklärungen
Wirkung des Nachweises
Die Wirkung eines erbrachten Nachweises ist in § 55 Absatz 3b SGB XI beschrieben. Die Regelung gilt für den Nachweis der Elterneigenschaft in Bezug auf den Beitragszuschlag für Kinderlose als auch für den Nachweis der Anzahl der Kinder in Bezug auf den Beitragsabschlag.
Voraussetzungen der Altersgrenzen für die Familienversicherung
Kinder sind versichert …
- … bis zur Vollendung des 18. Lebensjahres.
- … bis zur Vollendung des 23. Lebensjahres, wenn sie nicht erwerbstätig sind.
- … bis zur Vollendung des 25. Lebensjahres, wenn sie sich in Schul- oder Berufsausbildung befinden oder ein freiwilliges soziales Jahr oder ein freiwilliges ökologisches Jahr im Sinne des Jugendfreiwilligendienstgesetzes leisten. Wird die Schul- oder Berufsausbildung durch Erfüllung einer gesetzlichen Dienstpflicht des Kindes unterbrochen oder verzögert, besteht die Versicherung auch für einen der Dauer dieses Dienstes entsprechenden Zeitraum über das 25. Lebensjahr hinaus. Dies gilt auch bei einer Unterbrechung durch den freiwilligen Wehrdienst nach § 58b des Soldatengesetzes, einen Freiwilligendienst nach dem Bundesfreiwilligendienstgesetz, dem Jugendfreiwilligendienstgesetz oder einen vergleichbaren anerkannten Freiwilligendienst oder durch eine Tätigkeit als Entwicklungshelfende im Sinne des § 1 Absatz 1 des Entwicklungshelfer-Gesetzes für die Dauer von höchstens zwölf Monaten.
Wird als Berufsausbildung ein Studium an einer staatlichen oder staatlich anerkannten Hochschule abgeschlossen, besteht die Versicherung bis zum Ablauf des Semesters fort, längstens bis zur Vollendung des 25. Lebensjahres; § 186 Absatz 7 Satz 2 und 3 des Fünften Buches gilt entsprechend. - … ohne Altersgrenze, wenn sie wegen körperlicher, geistiger oder seelischer Behinderung (§ 2 Abs. 1 des Neunten Buches) außerstande sind, sich selbst zu unterhalten. Voraussetzung ist, dass die Behinderung zu einem Zeitpunkt vorlag, in dem das Kind innerhalb der Altersgrenzen nach den Nummern 1, 2 oder 3 familienversichert war oder die Familienversicherung nur wegen einer Vorrangversicherung nach Absatz 1 Satz 1 Nummer 2 ausgeschlossen war.
Hinweis: Kopien der vorgenannten Unterlagen sind zur Nachweisführung gleichfalls zugelassen. Bei Zweifeln an der Ordnungsgemäßheit der Kopien sind die Originale oder beglaubigte Kopien bzw. beglaubigte Abschriften vorzulegen.
